Ingrid Díaz y Latvia Palacios, la Oficina de Grado tiene nombres y apellidos

A diario Latvia Palacios e Ingrid Díaz hacen frente a las responsabilidades de la Oficina de Grado de la Universidad Metropolitana, unidad que se encarga de “organizar y centralizar toda la información sobre graduandos y graduados, procesamiento y control de datos necesarios para el otorgamiento de títulos en las diversas carreras de pregrado y estudios de postgrado, a fin de garantizar el correcto desenvolvimiento de los mismos según la normativa legal, académica y administrativa vigente, bajo los lineamientos de la Secretaría General”.

Palacios ha dedicado 35 años a la Unimet, de los cuales 19 han sido en dicha unidad. Explica que a diario asume su rol dentro de la Oficina de Grado con “responsabilidad, dedicación y esmero,  para cumplir todas las metas de la institución para sentir plena satisfacción”, pues la responsabilidad del despacho está estrechamente relacionada a “todas las dependencias académicas y administrativas» de la Unimet.

Por su parte, Díaz es analista de la unidad desde hace 13 años. Asegura que desde el día uno se ha concentrado en “realizar el trabajo con responsabilidad, exactitud y cuidado  para lograr los objetivos requeridos”.

Trabajo y pandemia

Latvia Palacios explica que la solicitud de grados “se organiza a través de las planillas de Inscripción, junto con los recaudos solicitados”. Mientras que el evento se planifica “en conjunto con la Gerencia de Evento, una vez obtenida la información definitiva de los candidatos a grado, se comienza con: impresión de invitaciones, programas, libro del graduando, entrega de invitaciones, firma de actas, cartas de imposición de medallas, listados definitivos de: asistentes y no asistentes, menciones honoríficas, padres que imponen medallas, doble titulación, numeración de invitaciones y control de las mismas a la entrada del evento, arreglos de medallas y títulos por Facultades, aplicación de encuestas, etc”.

Desde que se declaró la emergencia sanitaria debido a la pandemia del COVID-19, ambas aseguran que el trabajo ha sido algo nuevo y “fuera de lo normal”.

“El adaptarse a la labor virtual desde casa con miles de inconvenientes para procesar las Inscripciones al Grado y el dar respuesta lo antes posible a las solicitudes del día a día, no fue fácil, hubo que cambiar muchos procesos, el trabajo en equipo ha generado que se cumpla en un 100% con todas las actividades”, recuerda Latvia.

Díaz añade que “al principio fue con mucho estrés, ya que desde el mes de marzo hasta mayo nos tocó  trabajar desde casa dependiendo del mal funcionamiento del internet”, obstáculo que obligó al equipo a incorporarse de manera presencial “bajo los cuidados de bioseguridad”. Aunque la dinámica pudo ser más organizada, debieron acostumbrarse al uso de las mascarillas obligatorio y organizar “las tareas del día a día de la Oficina de Grado con horarios restringidos”.

Volver a los grados

El equipo no descansó. Pese a las dificultades, a diario fueron encontrando la manera de procesar las solicitudes a tiempo y dar las respuestas requeridas.

Adaptadas al confinamiento y resignadas a la nueva normalidad, la Oficina de Grado se vio en la obligación de organizar los primeros Actos de Grado durante la pandemia.

“El mayor reto ha sido el lograr que los Actos de Grado de junio y octubre 2020 se pudieran realizar el mismo año y en el menor tiempo posible. Me ha costado mucho ya que el  tener que acostumbrarme al uso del tapabocas y a las tantas normas que se deben seguir y hacer cumplir al público en general ha resultado bastante incómodo”, enfatiza Palacios.

Ingrid Díaz resalta que dentro de los retos que enfrentaron, hubo dos momentos importantes: “el logro de las inscripciones de grado virtuales a pesar de los obstáculos que tuvieron los estudiantes, el segundo:  haber podido realizar los actos de grado de junio y octubre de 2020, en el mismo año y en el menor tiempo posible”. Sin embargo, ambos procesos se lograron exitosamente.

La nueva normalidad

Aunque la transición ha sido dura, Latvia e Ingrid han podido mantener en pie durante año y medio de pandemia el proceso de la Oficina de Grado, un pilar importante dentro del desarrollo de las actividades de la Universidad Metropolitana.

Pese a las circunstancias aseguran que su experiencia en la unidad ha sido satisfactoria. Palacios insiste que el trabajo ha sido encantador y de mucha responsabilidad; sin embargo todo el esfuerzo se ha traducido en una satisfacción increíble, “al finalizar cada Acto de Grado”.

Mientras tanto, Díaz agradece a diario la experiencia que la Unimet le sigue brindando. “Me gusta mi trabajo, la relación con mis compañeras es especial, nos apoyamos en todo momento y somos un buen equipo, doy gracias a Dios por el trabajo y las personas que me rodean”.