Biblioteca Pedro Grases evoluciona tecnológicamente para brindar a sus usuarios una experiencia personalizada

El pasado 22 de febrero, la Biblioteca Pedro Grases (BPG) estrenó un nuevo sistema de consulta en línea. Se trata de Symphony, una plataforma tecnológica que incluye una renovación de su catálogo en línea. El objetivo de esta actualización es brindar a los usuarios una experiencia rápida, automatizada y personalizada en sus búsquedas de información. 

El equipo conformado por Eleida García, directora; Jesús Lucero, apoyo a los servicios electrónicos; Froilán Martínez, procesos técnicos; Herminia Bastidas, proyectos; Hernán Hernández, servicios al cliente; Zully Urquiola, asesoría documental y servicios electrónicos; Norma Rodríguez, desarrollo de colecciones; y Luisa Caruto, difusión de información e imagen, vio la necesidad de actualización hace más de cinco años, cuando se concluyó que la institución había crecido y las solicitudes de los usuarios eran cada vez más exigentes. 

El sistema que poseía la BPG fue concebido por la Unesco en una época en la que Internet era una tecnología incipiente. Aunque no se trataba de un sistema de fichas, el mismo ya tenía más de 20 años en uso.

Aunque esto significó un gran reto, los especialistas trabajaron arduamente para conseguir una plataforma que se adaptara a los requerimientos de la comunidad unimetana. El nuevo sistema Symphony ha sido concebido para acoplarse a Internet y, en el futuro, a la web semántica. Es una carrera de evolución tecnológica dentro de la Biblioteca de la Unimet. 

También permite tener mayor visibilidad, estructura de datos, competir más con las bibliotecas internacionales en la aplicación de tecnologías de la información a sus servicios. 

Para lograrlo se hizo una exploración de diferentes sistemas, hicimos una comparativa en cuánto a costo, ventajas y desventajas. El vicerrectorado académico evaluó y se llegó a esta plataforma. El sistema nos permite integrarnos con otras bibliotecas y compartir mejor la información.

Evolución 

Para el equipo de la Biblioteca Pedro Grases este nuevo paso “es una carrera de evolución tecnológica”. Pese a que la herramienta no estará disponible en el catálogo de Play Store ni iStore, su interfaz se adapta a cualquier dispositivo digital: computadora, celular, tablet. 

A partir de ahora los usuarios llevarán la biblioteca en su celular. Podrán realizar toda clase de búsquedas e incluso consultar y descargar trabajos de grado. En adelante, cada uno podrá tener el control de sus solicitudes. 

Pese a que la Biblioteca posee más de 100 mil títulos, Symphony permitirá hacer más sencillas y efectivas las búsquedas de información. 

Ahora se va a entrar con una cuenta que permite al usuario hacer login, podrá saber qué libros tiene prestados, cuáles pidió prestados en el pasado, incluso, si se atrasó en la devolución de un libro, sabrá cuánto es el arancel a pagar. 

De igual forma, la herramienta también permite al equipo de la biblioteca saber, por ejemplo, cuál es el libro más prestado, cuántos préstamos hemos hecho, cuál es el usuario que más consulta. La plataforma permitirá ayudar a los especialistas a conocer cuáles títulos los usuarios buscan y no encuentran en la Biblioteca Pedro Grases, y la demanda de la búsqueda para una posible adquisición. En un futuro cercano, el sistema Symphony también permitirá conocer cuál es el área del conocimiento más consultada.

El sistema anterior fue pensado antes de Internet, y se quedó con la misma imagen. Ahora será más amigable, el usuario verá una plataforma similar a la que él ya está acostumbrado con la era de Internet. Es un sistema que para él va a ser mucho más funcional porque está acostumbrado a desplazarse por páginas web.

La BPG ofrecerá a los usuarios, a través de talleres, entrenamiento sobre las bondades que ofrece el nuevo catálogo en línea.

Mi cuenta BPG

En adelante, los estudiantes también podrán prorrogar por una vez el préstamo de los libros. Es decir, desde la plataforma podrán extender por ocho días más el tiempo de devolución del título que haya sacado, siempre y cuando no haya una sanción por retraso. 

En caso de necesitar hacer una segunda prórroga deberán dirigirse a la BPG, pues se debe consultar si no hay algún usuario en espera del libro.

La plataforma también le va a advertir cuál es la fecha límite de devolución de su préstamo, y cuando esté moroso podrá visualizar la deuda. Los usuarios que presenten retraso en la devolución de los libros deberán pagar un arancel por día y por libro.

Es importante que los estudiantes recuerden que ahora ellos tendrán “el control de sus préstamos”; es decir, el estudiante va a gestionar lo que él solicitó, cuánto tiempo se le va a extender, si no lo devolvió qué pasará con esa mora. Igualmente, este nuevo sistema permitirá flexibilizar el número de libros que se prestarán. 

Otra nueva función es que los usuarios podrán crear listas de libros que deseen consultar en un futuro. 

Entre los planes a futuro, la Biblioteca Pedro Grases espera poder integrar a la plataforma una función de recordatorio, así como un proceso de autogestión de préstamos.