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Funciones de los asesores y de los tutores

 

Evaluación y seguimiento

El proceso de concreción de iniciativas emprendedoras en empresas a ser desarrollado en el Centro NOVOS, comprende las actividades de capacitación y de asesorías presentadas en este documento, junto con aspectos significativos del desempeño del asesor en su relación con los participantes. La función de seguimiento y evaluación, en tanto componente fundamental para la continuidad de un proyecto y su concreción en empresa, recibe en este documento particular atención. Se aspira que la ejecución de las recomendaciones expuestas y el perfeccionamiento de las mismas, conduzcan a la conformación del Sistema de Desarrollo de Iniciativas y Creación Empresarial NOVOS (Sistema de Desarrollo de Iniciativas Empresariales NOVOS) y que su aplicación en común por quienes ejerzan las funciones tutoras y asesoras constituya un aspecto distintivo y diferenciador del proceso aplicado en el Centro NOVOS.

Las actividades de capacitación integran un programa de talleres prácticos de preparación de los participantes tanto en la formulación del plan de negocio, como en aspectos clave de concreción de la idea emprendedora en empresa. Se distancia de un proceso formativo convencional basado en la enseñanza, puesto que no se fundamenta en transmitir conocimientos y evaluar su adquisición, sino en promover el dominio por parte de los participantes de metodologías y herramientas atinentes al proceso de concreción de una idea en empresa factible y sostenible. Asimismo, hay diferencias fundamentales entre las funciones de asesorías brindadas a solicitantes de estos servicios profesionales y las que se han de prestar en el Centro NOVOS, pues en este caso el principal objetivo es desarrollar en los emprendedores capacidades para reconocer sus carencias y las debilidades de sus propuestas, orientarlos para la superación de las mismas y encaminarlos en procura del éxito.

Funciones de tutoría

Las tutorías son las actividades integrantes del Programa de Capacitación, estructurado como un conjunto de herramientas para fortalecer al emprendedor en el cumplimiento del propósito de desarrollar su propuesta y lograr una empresa exitosa, ofreciéndole elementos de formación en los componentes que integran el plan de negocio y el desarrollo personal. El Programa de Capacitación tiene como objetivo atender las necesidades de los emprendedores en la concreción de la empresa y la oferta de productos y servicios mercadeables, así como en la formulación de un plan de negocio robusto, profesional y convincente que facilite la obtención de financiamiento.

El  Programa de Capacitación se desarrolla bajo la modalidad mixta,  combinando la virtualidad con sesiones de talleres presenciales a cargo de tutores y tiene una duración de cincuenta (50) horas. Conduce al conferimiento de un certificado de aprovechamiento. Los emprendedores disponen de una plataforma educativa alojada en “UNIMET en línea”  en la cual se encuentran los módulos de formación autocontenidos e independientes contentivos de materiales y recursos para lograr preparación para el desarrollo de iniciativas emprendedoras. El programa de capacitación estará activo para los emprendedores que hayan participado en el Centro NOVOS, lo que les permite tener un repositorio de recursos actualizado de acceso permanente.

Está integrado por los siguientes módulos:

Plan de negocio                                         

Qué es un plan de negocio? Objetivo/estructura.

Tecnología para emprendedores

                Herramientas informáticas.

Mercadeo y ventas

                Validación de la oportunidad, mercado meta, plan básico de mercadeo.

Modelos de negocio

                Estrategia del negocio; estrategia de innovación.

Finanzas

                Viabilidad económica (TIR; VPN; flujo de caja); análisis financiero.

Aspectos legales

Patentes y derechos de propiedad intelectual; protección ambiental; leyes laborales; tipos de organizaciones empresariales.

Contabilidad

Deberes formales; análisis de riesgos y factores mitigantes; control de gestión e indicadores.

Mercadotecnia virtual

                Internet, portales y redes sociales.

Organización y Recursos Humanos

                Criterios básicos de organización de empresas y del capital humano.

 

Desempeño de los tutores

Los tutores tienen las funciones de promover en los participantes su propia preparación para que comprendan el proceso de creación de empresas a partir de sus iniciativas o ideas emprendedoras y logren dominio de las herramientas utilizables en el análisis de las áreas clave del desarrollo empresarial. El tutor centra sus actividades en lograr la comprensión de aspectos fundamentales y en poner a disposición de los emprendedores las herramientas necesarias para desarrollar sus propuestas. También tienen como función prestar apoyo a los emprendedores para la obtención de las informaciones y datos requeridos para la aplicación de tales herramientas, así como para la interpretación de los resultados obtenidos de la aplicación a sus propias propuestas emprendedoras. El seguimiento del progreso de los participantes a lo largo del proceso de desarrollo de los proyectos, se basa en la utilización del instrumento del portafolio, que permite al emprendedor o al equipo emprendedor construir el historial de las experiencias del desarrollo de sus iniciativas emprendedoras y a los asesores y tutores conocer el progreso en el proceso de concreción en empresa de la idea emprendedora.

Más adelante se exponen detalles acerca de esta técnica y su utilización. Se infiere, de conformidad con lo expuesto, que las funciones de los tutores del Programa de Capacitación difieren de las de un profesor de un proceso formativo basado en la transmisión de sus conocimientos a los estudiantes y en la demostración de lo absorbido por parte de éstos.

Resumidamente, el Programa de Capacitación prepara a los emprendedores a cumplir los cometidos señalados a continuación:

  • Validación la oportunidad de negocio identificada originalmente en la propuesta de iniciativa emprendedora.
  • Evaluar la idea de negocio, su conveniencia y factibilidad.
  • Desarrollar el modelo de negocio.
  • Definir las acciones tendentes a la constitución de la empresa y a la formulación del plan de negocio.
  • La identificación y desarrollo de los clientes potenciales y  las actividades de desarrollo de clientes.

 

 

Funciones de asesoría

 

Tres modalidades de asesoría tienen los emprendedores a disposición en el Centro NOVOS: asesoría integral de acompañamiento, asesoría experta y asesoría especializada.

Asesoría integral de acompañamiento. El objetivo de la asesoría integral de acompañamiento brindada a los emprendedores o a los equipos emprendedores está orientada, como culminación del proceso, a lograr una empresa legalmente constituida o en proceso de constitución, productos o servicios mercadeables o un prototipo, y un plan de negocio robusto, profesional y convincente que atraiga financiadores o socios o que cumpla con las condiciones del sector financiero para la obtención de un crédito.

Para lograr este objetivo, el asesor integral de acompañamiento tiene la función de prestar asistencia  a los emprendedores en el desarrollo de capacidades para la ejecución de las siguientes actividades:

  • La formulación de un plan de trabajo contentivo de hitos y del cronograma de logros conducente al cumplimiento del proceso en el plazo establecido.
  • La evaluación del alcance de los hitos de conformidad con el plan formulado.
  • La identificación de carencias de conocimientos o de informaciones y  la determinación de vías para atenderlas.
  • La identificación de problemas o de carencias de competencias relacionales y la canalización de soluciones (conflictividad, desmotivación, liderazgo, trabajo de equipo).
  • La identificación de necesidades de asesorías expertas o especializadas y la canalización de accesos a asesores calificados.
  • El logro de un clima de trabajo armonioso y efectivo.

Asesoría experta. La asesoría experta comprende funciones de atención a los requerimientos de los emprendedores o de los equipos emprendedores ante situaciones o problemas relacionados con el modelo de negocio,  la constitución de la empresa o la formulación del plan de negocio. Tales funciones serán ejercidas principalmente por los tutores de los módulos integrantes del programa de capacitación. La asesoría experta debe ser orientadora del trabajo a ser ejecutado por los emprendedores en aspectos clave, detectados por el asesor integral de acompañamiento, que impiden o restringen el cumplimiento del plan establecido y que por su naturaleza requieren de asesoría experta que canalice la mejor comprensión de temas clave o la obtención de mayor dominio en la utilización de herramientas.

Asesoría especializada. La asesoría especializada cumple funciones similares a la asesoría experta en aspectos detectados por el asesor integral de acompañamiento en áreas relacionadas con el objeto de la empresa, es decir con los productos o servicios de la propuesta de la iniciativa emprendedora, con los procesos o con temas operativos. Atiende, entre otros, a los aspectos técnicos relacionados con las materias primas, requerimientos de energía, procesos de producción, fabricación o de prestación de servicios, así como las especificidades de las condiciones laborales o ambientales aplicables al proyecto específico,  los requerimientos de disposición de subproductos o de desechos o las especificaciones a ser cumplidas en los procesos de distribución o de postventa.

 

Desempeño de los asesores

Las recomendaciones expuestas en esta sección comprenden orientaciones consideradas útiles en el establecimiento de las relaciones de los asesores con los emprendedores que cumplen en el Centro NOVOS actividades para la concreción de sus iniciativas en empresas.

Las relaciones de los asesores con los emprendedores expuestas a continuación derivan de las prácticas incluidas en el Manual Práctico para Asesores en Emprendimiento y Creación de Empresas preparado por la Xunta de Galicia, España. Tales relaciones comprenden: deliberar, introducir, diagnosticar, lograr confianza, acordar y construir.

La deliberación es la fase clave de la planificación que puede suponer el éxito de la relación con el emprendedor o con el equipo emprendedor. Lo principal es que el asesor disponga de información pertinente que permita empezar con buen pie la fase de introducción.

La introducción comienza por buscar y crear sintonía con el emprendedor o con el equipo emprendedor para empezar a construir una relación positiva. Se debe empezar por eliminar ambigüedades y confusiones y a continuación construir una relación de trabajo explícita estableciendo unas reglas básicas y acordando cómo abordar los detalles.

El diagnóstico es clave para tener una asesoría exitosa; es la fase más importante de los encuentros. El éxito de la asesoría dependerá de la influencia que el asesor ejerza para la aplicación por el emprendedor o por el equipo emprendedor de los consejos y ayudas que proporcione. Permite al asesor desarrollar una visión y juicios claros del proyecto específico, según sus habilidades en preguntar, escuchar, resumir y concretar. Un asesor con éxito es, normalmente, aquel que plantea las preguntas más útiles. La habilidad que mejor se valorará del asesor es su capacidad orientadora en la ejecución de un buen diagnóstico.

De parte del asesor, es la oportunidad de demostrar sensibilidad ante los problemas especiales del emprendedor o del equipo emprendedor para desarrollar su iniciativa y de demostrar como asesor, su interés en los emprendedores como personas, como gestores de sus propuestas y contrapartes con quienes tendrá que atender situaciones con distintos niveles de complejidad y dificultad.

El principal papel del  asesor es relacionar constantemente las necesidades de los emprendedores con los objetivos y los propósitos de sus ideas de negocio. Cuanto más se correspondan, mejores oportunidades tendrá de asesorar adecuadamente.

El asesor debe tener presente que la responsabilidad de la solución corresponde al emprendedor o al equipo emprendedor y la del asesor es la de lograr, mediante sus preguntas, que los emprendedores determinen las áreas débiles de sus propuestas, las incongruencias, los temas medulares a los que no han prestado atención y los puntos a los que prestan atención que no tienen la importancia que les asignan. Para lograr estos cometidos, al asesor corresponde:

  • Examinar con los emprendedores sus necesidades y esforzarse por entenderlas con claridad.
  • Determinar el grado de importancia de las necesidades expuestas inicialmente por los emprendedores.
  • Considerar la pertinencia de las soluciones presentadas por los emprendedores mediante preguntas reflexivas y el análisis de aspectos clave no considerados.
  • Lograr que los emprendedores identifiquen las necesidades reales atinentes a sus propuestas.
  • Cuidar de no influir, haciendo uso de la experiencia y conocimientos que se tengan como asesor, en las soluciones que provengan de los emprendedores, puesto que son ellos quienes conocen sus propias restricciones y limitaciones.

Lograr confianza de los emprendedores en el asesor es fundamental., La confianza propicia que el asesor pueda estar en capacidad de conocer sus carencias y necesidades. Se vincula, adicionalmente, con la obtención de la percepción por el asesor del nivel de compromiso por parte de los emprendedores, el logro de una comunicación efectiva que permita al asesor conocer lo medular de la propuesta y de los  modelos de negocio, la aceptación compartida de la identificación de los problemas reales y las restricciones del proyecto, así como de las soluciones a ser implementadas por el emprendedor.

La confianza es la base para la formulación de un plan de trabajo concertado a ser desarrollado durante el lapso definido del proceso, el establecimiento de hitos y compromisos que marquen el ritmo mediante la exposición de avances, así como fundamental en conocer las razones que expliquen incumplimientos. En esta interacción es fundamental concretar las carencias y, por parte del asesor, atenderlas directamente mediante el suministro de recursos para cubrir tales carencias, sea con actividades de capacitación, sea con la participación de otros asesores con experticia en el tema. El asesor deberá cuidar la atención tanto a los factores “duros” –los correspondientes a la concreción de la idea en empresa- como a los factores “blandos” entre los que cabe citar capacidades y competencias personales para comunicar sus ideas, liderizar, persuadir y convencer.

Acordar para el asesor tiene relevancia en cuanto se identifica con el establecimiento con claridad del significado de la asesoría, de sus responsabilidades, así como de las que corresponden a los emprendedores. Comprende, adicionalmente, la fijación del producto final que se aspira obtener como resultado de las actividades combinadas de asesorías y de capacitación que recibirá en el Centro NOVOS. Al asesor corresponde asegurarse que los emprendedores comprendan los objetivos de la evaluación parcial colectiva de los proyectos y de sus implicaciones sobre la continuidad del proceso de desarrollo. Semanalmente el asesor replanteará a los emprendedores los acuerdos establecidos y concertará los ajustes a que haya lugar.

Construir  implica mantener una relación con los emprendedores en procura de la consecución de los objetivos inmediatos y de largo plazo de ambas partes. A los emprendedores corresponde madurar sus proyectos y decidir la implantación. La implantación del plan de negocio, el inicio de operaciones, la consolidación de la empresa y su desarrollo, implican acciones de los emprendedores en dos frentes: uno hacer que el plan de negocio constituya la guía y que el respeto a tal guía evite desviaciones, a menos que las condiciones operativas del negocio o las del entorno lo justifiquen, y otro el frente gerencial en procura de la sostenibilidad del proyecto. No siempre se encuentra en la misma persona las competencias del emprendedor y las de gerente, pero en todo caso la construcción de unas relaciones con visión de mediano y largo plazo entre el asesor y los emprendedores en la fase desarrollo de la iniciativa emprendedora y en la de formulación del plan de negocio, permitirán canalizar actividades de asesoría sea al emprendedor, sea al gerente o al emprendedor-gerente en las etapas operativa, de consolidación y de crecimiento de la empresa.

Seguimiento del proceso de desarrollo de la iniciativa emprendedora

El seguimiento del desarrollo de los proyectos, ejercida por los tutores y los asesores cumple dos funciones: la de disponer de información común sobre el desarrollo de la iniciativa emprendedora tanto para los asesores como para los emprendedores y la de análisis de las variables y de las condiciones que determinan la viabilidad del proyecto.

El seguimiento del proyecto por parte del asesor integral de acompañamiento tiene su base en el plan de desarrollo de la iniciativa emprendedora, concertado en la primera semana de inicio del proceso. En líneas generales el plan de desarrollo de la iniciativa emprendedora debe tener como guía la Propuesta de Iniciativa Emprendedora consignada por el emprendedor o por el equipo emprendedor, para optar al ingreso al Centro NOVOS y como objetivo lograr al final del proceso la caracterización de productos o servicios mercadeables, o un prototipo, el plan de negocio y la empresa constituida o en proceso de constitución. Las siguientes acciones se deben cumplir:

  • Preparación por los emprendedores de la Matriz FODA en concordancia con la Propuesta de Iniciativa Emprendedora.
    • Análisis conjunto de la Matriz FODA  entre el asesor integral de acompañamiento y el correspondiente emprendedor o equipo emprendedor.
    • Determinación del plan de trabajo para el desarrollo de la iniciativa resultante expresado en actividades e hitos semanales a ser cumplidos por el emprendedor o equipo emprendedor en el lapso de doce semanas.

En el portal de NOVOS i+e (http://www.unimet.edu.ve/novos-ie) se encuentra el formato a aplicar para la formulación del plan de trabajo.

Se señaló precedentemente que el seguimiento del progreso de los participantes a lo largo del proceso, se hará mediante el instrumento del portafolio, que permite al emprendedor, o al equipo emprendedor, construir el historial de las experiencias del desarrollo de sus iniciativas emprendedoras y a los asesores y tutores conocer el progreso en el proceso de concreción en empresa de la idea emprendedora.

El portafolio es un instrumento que permite la compilación de todos los trabajos realizados por los emprendedores durante el proceso de desarrollo de sus iniciativas. En él se insertan los trabajos, hallazgos, datos e informaciones, resultados de encuestas, sondeos, resultados de grupos focales y pruebas piloto, así como datos de visitas técnicas, resúmenes de textos, consultas, informes y anotaciones diversas. El portafolio debe incluir también, los resultados del control de cumplimientos de hitos establecidos en el plan de trabajo.

En cuanto a la consolidación de la idea o propuesta, el portafolio canaliza el registro de reflexiones individuales y colectivas, relatos de experiencias, sugerencias, recomendaciones y apoyos de los tutores y asesores, información técnica sobre la actividad emprendida, materiales clave para el desarrollo de la iniciativa emprendedora, modelos, bocetos y prototipos, informes, análisis y estudios realizados por el emprendedor, información sobre experiencias conexas o vinculada a la propuesta emprendedora, referencias a bancos de datos, contactos, o fuentes de información, de conocimiento y de financiamiento, referencias a documentos de tipo legal, financiero y comercial vinculados con la propuesta, así como materiales y recursos producidos del programa de capacitación.

El seguimiento mediante la técnica de portafolio juega, por consiguiente, un papel fundamental en las fases de evaluación, puesto que su contenido constituye la base para la sustentación de juicios sobre la continuidad del proceso desarrollo de un proyecto en el Centro NOVOS o la suspensión del mismo. Su utilidad se manifiesta en la preparación de las exposiciones sobre los avances y logros en las sesiones de evaluación cuyos objetivos se presentan más adelante.

El portafolio como técnica de seguimiento debe estar organizado en diferentes secciones ajustadas a las características de cada iniciativa emprendedora y al proceso de preparación de los emprendedores en procura del desarrollo de cada iniciativa.

De forma genérica, la organización de un portafolio comprende las siguientes secciones:

  • Sección destinada al plan de trabajo y cronograma de cumplimiento de hitos y logros, así como de los resultados obtenidos
  • Sección destinada a plasmar las reflexiones cognitivas derivadas del programa de capacitación y del proceso de desarrollo intelectual atinente a la idea o propuesta emprendedora.
  • Sección  (o secciones) según los componentes del proceso de desarrollo de la idea o propuesta emprendedora, destinada a plasmar los avances, logros y reflexiones:

‒        Estudio de mercado y plan de ventas

‒        Modelo de negocio

‒        Análisis financiero

‒        Financiamiento

‒        Estructura legal y marco regulatorio

‒        Contabilidad y análisis de riesgos

‒        Estructura organizativa

  • Sección de ayuda memoria, ideas y reflexiones sobre aspectos a incluir en el documento contentivo del plan de negocio.
  • Sección de base de datos y redes de contacto.

Evaluación de la factibilidad de la iniciativa emprendedora.

Se debe tener claridad en que la formulación del plan de negocio de la propuesta emprendedora y la constitución de la empresa que da concreción a la iniciativa, tienen justificación si la empresa es factible. Conforme con las características de cada propuesta, cada emprendedor o equipo emprendedor deberá definir a partir del análisis de la Matriz FODA, los aspectos críticos de la propuesta que determinan su factibilidad. Sin embargo, los siguientes aspectos suelen ser determinantes: el mercado, el componente financiero y los aspectos operativos.

En la formulación del plan de trabajo de la iniciativa emprendedora estos componentes tienen prioridad y deben tener especial atención para el emprendedor o el equipo emprendedor para formarse criterios sobre la factibilidad de la propuesta en el plazo más corto posible del proceso de desarrollo y estar en capacidad de disponer de datos que permitan adoptar decisiones en la sexta semana del proceso sobre el abandono de la idea, su reformulación o su continuidad, de conformidad con las opiniones del panel de expertos responsable de la evaluación. También se debe tener claridad en que los resultados obtenidos de la evaluación de factibilidad en la sexta semana, determinan ajustes del plan de trabajo, entre los que seguramente se habrá de incluir análisis más profundos de los componentes de mercado y financiero realizados en las primeras semanas, así como del resto de los componentes integrantes del plan de negocio con el fin de tener mayor precisión en la evaluación, a cargo del panel de expertos evaluador, de la factibilidad de cada proyecto en el semana once.

Los asesores integrales de acompañamiento y los asesores expertos deben tener presente las herramientas utilizadas por los tutores de los módulos de Mercadeo y de Finanzas.

 
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